Vous n’avez pas le temps de ne pas avoir du temps
Rares sont les personnes qui entament un projet complexe sans établir préalablement une feuille de route. Même quand le temps presse, on est toutes et tous conscient·e·s qu’il est inefficace de commencer à agir de façon précipitée ; il faut d’abord prendre le temps de réfléchir à une stratégie, notamment :
l’allocation des différentes ressources ;
les étapes clés et l’ordre dans lequel il faut les réaliser ;
la coopération avec d’autres parties-prenantes ;
les événements susceptibles d’avoir un impact sur le travail à réaliser.
Or, toutes aussi rares sont les personnes qui font la même analyse quand il s’agit de du travail quotidien, la plupart du temps sous prétexte qu'elles n'ont pas le temps pour le faire. Cependant, le temps “gagné” chaque mois où l’on ne prend pas le temps de réfléchir à ce qu’on peut faire pour travailler mieux est vite dépassé par le temps perdu en travaillant de façon inefficace.
Il est aisé de se convaincre qu’on travaille de la façon la plus efficace possible, surtout si c’est à un poste ou à une fonction occupés depuis longtemps. Néanmoins, il est dangereux de tomber dans ce piège.
D’abord, parce que le travail de chacun·e évolue au fil du temps ; il faut donc s’assurer que les méthodes de travail évoluent en parallèle. Que ce soit la mise en place de nouveaux outils, un changement de procédure instauré par un autre service, l’arrivée de nouvelles personnes… la liste des événements qui peuvent avoir un impact sur le travail est longue, même quand il s’agit d’un chantier censé être indépendant.
Deuxièmement, parce qu’on évolue soi-même tout au long d’une carrière. Fort heureusement, on est en constante évolution. On ne cesse d’apprendre, on tisse et renforce des relations avec clients et collègues, et on développe une vision de plus en plus complexe du travail à effectuer. Il faut s’assurer que la façon dont on travaille s’adapte à ces changements et qu’elle intègre tout ce qui a été appris au fil du temps. Ainsi, on profite au maximum de son expérience pour travailler le plus efficacement possible.
Par conséquent, il convient de s’octroyer du temps périodiquement afin d’analyser sa façon de travailler et de trouver des points d’amélioration. Lors de cette réflexion, il est nécessaire de considérer notamment :
Quels outils, ou quelles fonctionnalités dans les outils déjà exploités, sont disponibles pour faciliter le travail ?
Quelles sont les opportunités d'améliorer sa collaboration avec d’autres parties-prenantes ?
Quelles tâches devraient être déléguées à d’autres personnes, voire éliminées ?
De quelle manière peut être organisée la journée afin de mieux tirer profit des moments les plus adaptés aux différents types de tâches (par exemple la plupart des personnes se concentre mieux pendant la matinée, une période propice pour les tâches complexes)
La liste des questions pertinentes variera d’un secteur à un autre ; ce qui est important, c’est d’adopter une approche systématique et de faire une analyse rigoureuse. Cela permet d'expérimenter de nouvelles approches qui seront, elles, analysées par la suite.
Ainsi vous vous améliorez constamment.
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